Access 2013 für Dummies

Einführung

Willkommen bei Access 2013 für Dummies. Wir nehmen an, dass Sie zu diesem Buch gegriffen haben, um die Benutzung von Access 2013 zu erlernen; und natürlich glauben wir als Autoren, dass dies eine weise Entscheidung war. Wir sind uns ziemlich sicher, dass dies genau das richtige Buch für Sie ist, um Access 2013 zu verstehen – doch nicht nur, weil wir es geschrieben haben. Grundlage unserer Überzeugung ist vielmehr, dass wir beide schon seit vielen Jahren Access verwenden und lehren und wir in dieser langen Zeit gelernt haben, wie wir unser Wissen am besten an unsere Studenten und Schüler weitergeben können. Und da wir unsere Leser als unsere Schüler betrachten, profitieren Sie von unserem geballten Wissen und unserer langjährigen Erfahrung. Deshalb glauben wir, dass wir Ihre Erwartungen nicht enttäuschen werden.

Als normaler Mensch müssen Sie wahrscheinlich arbeiten und täglich zahlreiche Informationen und Daten bewältigen. Deshalb brauchen Sie Access, um all diese Daten zu speichern und zu ordnen, die zurzeit aus Notizbüchern, Aktenschränken, dem Handschuhfach Ihres Wagens, Ihrem Smartphone, Ihrer Erinnerung und wo auch immer hervorquellen. Sie brauchen es, damit Sie Berichte erstellen können und damit Sie als das Genie wahrgenommen werden, das Sie sind. Sie brauchen es außerdem, um Formulare zu erstellen, die es Ihnen und Ihren Mitarbeitern erleichtern, tonnenweise Daten einzugeben – und zwar so, dass Sie sicher sein können, dass die Daten korrekt eingegeben werden. Sie brauchen Access auch, um die kleinen Informationshäppchen aus dem großen Datensee herauszufischen, den Sie abspeichern müssen. Sie brauchen es einfach.

Über dieses Buch

Die ganze Power von Access (und damit auch Ihre) müssen Sie mit einem geringen Preis bezahlen: Komplexität. Access gehört nicht zu den Anwendungen, die Sie »auspacken und nutzen« können. Seine Bedienung ist nicht schwer, aber hinter den Kulissen geschieht doch eine Menge; und ohne Anleitung kann man es nicht wirklich nutzen und eigene Aufgaben damit lösen. Und genau dies ist Zweck dieses Buches.

Egal ob Sie nun mit dem Lesen dieses Buches bei Kapitel 1 beginnen oder es durchblättern und mit einer bestimmten Funktion oder einer bestimmten Stelle anfangen, die Sie interessiert. Lesen Sie einfach und machen Sie Access zu Ihrem Werkzeug.

Konventionen in diesem Buch

Während Sie mit Access 2013 arbeiten, müssen Sie dem Programm Aufgaben stellen. Sie werden außerdem feststellen, dass Ihnen Access manchmal Fragen stellt, normalerweise wenn Sie etwas von ihm möchten. Dieses Buch zeigt Ihnen, wie Sie mit Access reden und wie Access dann antwortet. Um die Unterschiede zwischen den beiden Seiten des Gesprächs zu zeigen, kennzeichnen wir diese »Unterhaltung« so:

Dies ist etwas, was Sie in den Computer eingeben.

Und so antwortet der Computer auf Ihre Eingabe.

Da Access ein Windows-Programm ist, können Sie Tastatur und Maus zur Bedienung benutzen. Hier die Mausaktionen, die nötig sind, damit Access (oder jedes andere Office-Programm) funktioniert:

Klicken: Zeigen Sie mit der Spitze des Mauszeigers auf den Menübefehl, die Schaltfläche, das Kontrollkästchen oder auf was auch immer Sie gerade verwenden möchten und drücken Sie dann kurz die linke Maustaste.

Doppelklicken: Platzieren Sie den Mauszeiger an eine bestimmte Stelle, so als ob Sie etwas anklicken möchten, aber drücken Sie nun zweimal kurz hintereinander die linke Maustaste.

Klicken und Ziehen (Markieren): Platzieren Sie die Spitze des Mauszeigers an der Stelle, an der Sie mit dem Markieren beginnen möchten. Drücken Sie dann die linke Maustaste und halten Sie sie gedrückt. Mit gedrückter Maustaste ziehen Sie den Mauszeiger über den Bereich, den Sie auswählen möchten. Lassen Sie abschließend die Maustaste wieder los.

Rechtsklicken: Der Rechtsklick funktioniert genauso wie das normale Klicken, aber in diesem Fall drücken Sie die rechte Maustaste statt der linken.

Was Sie nicht lesen müssen

Jetzt haben wir gerade geschrieben, dass Sie das Buch lesen sollen, und nun sagen wir Ihnen, dass Sie nicht alles lesen müssen. Kein Grund zur Verwirrung. Dieser Abschnitt der Einführung ist dazu da, Sie zu beruhigen, damit Sie sich keine Sorgen machen müssen, dass Sie jedes Wort, das in diesem Buch steht, in sich aufsaugen müssen, um mit Access zurechtzukommen. Nein, Sie müssen wirklich nicht das gesamte Buch Buchstabe für Buchstabe lesen.

Sie sollten die Kapitel lesen, die das behandeln, was Sie nicht wissen, aber Sie können die Dinge überspringen, die Sie schon kennen oder bei denen Sie ziemlich sicher sind, dass Sie sie nicht brauchen werden. Falls sich die Situation ändert und Sie vielleicht doch mal dringend etwas nachlesen müssen, können Sie später immer noch zu diesem Teil zurückkehren.

Falls Sie beruflich mit Access arbeiten und eine Datenbank verwenden, die ein Datenbankguru aus der IT-Abteilung erstellt hat, können Sie die Datenbank wahrscheinlich nicht verändern. Falls Sie nicht selbst als Datenbankguru Datenbanken entwerfen müssen oder nur wissen möchten, wie Sie eine vorhandene Datenbank benutzen können, können Sie die Kapitel über den Aufbau von Datenbanken getrost überspringen.

Allerdings ist es immer gut zu wissen, was hinter den Kulissen von Access geschieht, aber diese Kapitel müssen Sie nicht unbedingt lesen, wenn Sie nicht möchten. Die Informationen in diesen Kapiteln helfen Ihnen zu verstehen, warum bestimmte Dinge in der Datenbank so laufen, wie sie laufen; aber wie gesagt – es liegt ganz bei Ihnen, ob Sie sich damit beschäftigen möchten oder nicht.

Törichte Annahmen über den Leser

Sie müssen nur ein paar Dinge über Ihren Computer und über Windows wissen, um das meiste aus Access 2013 für Dummies herauszuholen. Wir gehen davon aus, dass Sie

bestimmte Ziele haben, die Sie mit Access erreichen möchten, und Sie entweder

• Ihre eigenen Datenbanken erstellen möchten

und/oder

• mit Datenbanken arbeiten möchten, die andere erstellt haben.

Berichte, Abfragen und das ein oder andere Formular erstellen und verwenden möchten.

entweder Windows 7 oder Windows 8 einsetzen.

die Grundlagen von Windows 7 beziehungsweise Windows 8 beherrschen – wie man Programme öffnet, Dateien speichert, Ordner erstellt, gespeicherte Dateien wiederfindet, druckt und andere grundlegende Dinge erledigt.

Wie dieses Buch aufgebaut ist

Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Teile dieses Buches. Sie soll Ihnen helfen, gezielt auf bestimmte Themen zuzugreifen. In jedem Teil wird ein anderer allgemeiner Aspekt von Access besprochen. Und in den einzelnen Kapiteln werden die Einzelheiten ausführlich dargestellt.

Teil I: Eine Einführung in Access

In diesem Teil finden Sie heraus, was Access ist, was es nicht ist, wie es funktioniert und wie Sie es starten und damit arbeiten. Sie lernen, wie Sie durch die Access-Benutzeroberfläche navigieren und sie beherrschen – und Benutzern, die schon eine ältere Version von Access verwendet haben, zeigen wir, welche Neuerungen es in Access 2013 gibt.

Der erste Teil begleitet Sie auch durch die Phase der Datenbankplanung – die Entscheidung, was gespeichert werden soll, wie die Datenbank strukturiert werden soll und wie Sie einige Werkzeuge von Access 2013 verwenden, um eine Datenbank mithilfe von Vorlagen und Designs aufzubauen – Schnellbaukästen, wenn Sie so möchten, für eine Reihe gängiger Datenbankdesigns. Sie lernen einige nützliche Fachbegriffe kennen, die Sie brauchen, um das Thema Datenbanken zu verstehen.

Teil II: Alles über Tabellen

Der zweite Teil geht dann etwas mehr in die Tiefe. Zunächst erfahren Sie, wie Sie zusammengehörige Daten auf mehrere Tabellen verteilen. Dann lernen Sie, wie Sie Beziehungen zwischen diesen Tabellen definieren, wie die Daten in den Tabellen gespeichert werden und wie Sie beeinflussen können, wie die Daten in die Tabellen Ihrer Datenbank eingegeben werden. Schließlich lernen Sie Werkzeuge kennen, die – basierend auf bereits vorhandenen Daten – automatisch neue Daten in Ihren Tabellen erstellen.

Teil III: Datenverwaltung

Hier lernen Sie alles über Formulare, die anwendungsspezifische Benutzeroberflächen, mit denen Sie Ihre Datenbank leichter verwalten und die Inhalte betrachten können. Außerdem erfahren Sie, wie Sie Access-Daten mit anderen Programmen austauschen und die Inhalte von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen in Access importieren können, um Zeit zu sparen, Dateneingabefehler zu vermeiden und nach und nach Einheitlichkeit in Ihre Arbeit mit Microsoft Office zu...